Corporate Governance

1. AVANT PROPOS

Le présent code éthique (ci-après « Code ») recueille les principes éthiques et les valeurs qui informent la culture d’entreprise et qui doivent inspirer la conduite et le comportement de ceux qui travaillent dans l’intérêt de Rovagnati S.p.A. (ci-après également « Rovagnati » ou « Entreprise ») aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Le code éthique est un élément essentiel du modèle d’organisation, gestion et contrôle (ci-après le « Modèle ») adopté par Rovagnati aux termes et pour les effets du D. Lég. n. 231/2001.
Rovagnati, nait en 1941 en tant qu’entreprise de distribution de produits alimentaires, c’est une entreprise qui depuis plus de trente ans réalise des produits alimentaires et de charcuterie de qualité en offrant aux consommateurs du monde entier une alimentation saine et équilibrée du point de vue nutritionnel, ainsi que respectueuse des standards de qualité et des normes hygiéniques et sanitaires les plus élevées. Technologie, sécurité et qualité : voici la philosophie de Rovagnati, une société récompensée non seulement par les consommateurs mais aussi par les contrôles sévères des organismes de contrôle qui vérifient chaque jour la qualité et la sécurité des produits.
De nos jours, la croissance et l’évolution continue du business, ainsi que les dimensions et l’importance des activités exercées portent Rovagnati à opérer dans de nombreux contextes en évolution continuelle et à avoir un rôle important au niveau du marché, développement économique et bien-être de la communauté qui l’entoure : dans ce contexte il est important que Rovagnati définisse clairement l’ensemble des valeurs dans lesquelles elle se reconnait et qu’elle accepte et partage, en même temps que la responsabilité qu’elle assume aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
Toutes les activités de Rovagnati doivent être exercées dans le respect de la loi, dans un cadre de concurrence loyale, en toute honnêteté et bonne foi, dans le respect des intérêts légitimes des clients, employés, actionnaires, partenaires commerciaux et financiers et de la collectivité. Tous ceux qui travaillent chez Rovagnati ou qui collaborent avec elle, sans aucune distinction ou exception, s’engagent à respecter et à faire respecter ces principes dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités.
La conviction d’agir pour l’avantage de Rovagnati ne peut justifier en aucune manière un comportement qui s’oppose aux principes, valeurs e normes de comportement exprimés dans le code éthique présent, dont le respect est d’importance fondamentale de la part des employés de Rovagnati et de tous les destinataires du code éthique, comme mieux spécifié ci-après, pour le bon fonctionnement, la fiabilité et la réputation de Rovagnati.

2. DESTINATAIRES ET DOMAINE D’APPLICATION

2.1 Destinataires et cadre d’application du code éthique

Les normes de ce code éthique s’adressent, sans aucune exception, à tous ceux qui collaborent de manière continue avec l’entreprise, en particulier aux cadres, responsables de fonction, aux employés, aux conseillers, aux administrateurs, aux commissaires aux comptes et réviseurs comptables de Rovagnati, ainsi qu’à ceux qui, directement ou indirectement, de manière stable ou temporaire, instaurent à n’importe quel titre des rapports de collaboration – devant être reconnus - avec Rovagnati ou qui travaillent dans l’intérêt de cette dernière. Tous les sujets cités ci-dessus, sont les « Destinataires’ du code éthique.
Tous les destinataires sont tenus à respecter le code éthique et doivent se conformer aux principes qui y sont établis. En particulier uniquement à titre d’exemple :

- les composants du conseil d’administration doivent s’inspirer des principes exprimés dans le code éthique lorsqu'ils fixent les objectifs poursuivis par l'entreprise ;

- les composants du collège des commissaires aux comptes doivent contrôler le respect et l’application des principes d’administration correcte dans l’exercice de leurs fonctions comme prévu à l’art. 2403 code civil ;

- les cadres et les responsables de fonction doivent agir de manière à respecter les valeurs et les normes exprimées dans le code éthique et ils doivent assumer leurs responsabilités aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise par rapport à ces normes, car ils sont un point de référence et d’exemple pour les employés et ils doivent les guider à l’application du code éthique et au respect des normes, en renforçant la confiance, la cohésion et l’esprit de groupe ;

- les employés, dans le respect des lois et des normes en vigueur, doivent adapter leurs actions et leur comportement aux principes, objectifs et valeurs exprimés dans le code éthique ;

- les collaborateurs, partenaires commerciaux et fournisseurs doivent uniformiser leur conduite et leurs pratiques professionnelles par rapport aux principes contenus dans le code éthique.
Tous ceux qui collaborent avec Rovagnati, y compris les employé, sont tenus à connaitre le code éthique et les normes qu’il contient ; ils doivent s’abstenir de tout comportement contraire à celles-ci, ils doivent contribuer activement à son application et à sa mise à jour et amélioration et signaler d’éventuelles carences en s’adressant au préposé à cet effet ou à l’Organisme de Vigilance. En particulier, l’application et le respect des normes du code éthique est une partie essentielle des obligations contractuelles de tous les employés de Rovagnati aux termes et pour les effets visés à l’art. 2104 du Code Civil (Art. 2104 C.C. « L’employeur est tenu à utiliser la diligence demandée par la prestation due, dans l’intérêt de l’entreprise et dans celui supérieur de la production nationale. Il doit en outre respecter les dispositions pour l’exécution et pour la discipline du travail données par l’entrepreneur et les collaborateurs dont il dépend du point de vue hiérarchique »)

Rovagnati s’engage à favoriser et garantir la connaissance du code éthique près de tous les destinataires, en le divulguant et en le leur communiquant moyennant des activités de communication spécifiques et appropriées (ex. affichage sur le tableau d’entreprise, remise à tous les employés, sections dédiées dans l’intranet et/ou site web de l’entreprise, etc…). Le code éthique sera en outre porté à la connaissance de toutes les personnes avec lesquelles Rovagnati entretient des relations de travail. Toute mise à jour, modification et/ou intégration du code éthique sera le plus rapidement possible divulguée à tous les destinataires avec les moyens appropriés.

2.2 Suivi et application du code éthique

Rovagnati s’engage à assurer, même en adoptant toutes les initiatives pouvant garantir :

- la plus grande diffusion du code éthique auprès des destinataires ;

- l’approfondissement et la mise à jour du code éthique, dans le but de l’adapter à l’évolution des valeurs de référence et des normes concernant le code éthique ;

- la mise à disposition d’instruments de connaissance et éclaircissement pour l’interprétation et l’application des normes contenues dans le code éthique ;

- le déroulement de contrôles à propos de toute nouvelle de violation des normes du code éthique de référence ;

- l’évaluation des faits et l’application consécutive, en cas de violation confirmée, de mesures de sanction appropriées ;

- que personne ne puisse subir aucune représaille pour avoir fourni des informations sur la possibilité de violation du code éthique ou des normes de référence.

Rovagnati s’engage à faire respecter les normes contenues dans le code éthique également en instituant un Organisme de Vigilance, ayant pour mission le suivi et le contrôle de l’application du code. Cet organisme a la mission suivante :

- coopérer dans les décisions concernant les violations du code éthique, confirmées par l’Organisme même de son initiative ou signalées par d’autres fonctions d’entreprise, en accord avec le responsable du Personnel (en ce qui concerne la distribution d’éventuelles sanctions) et avec le supérieur hiérarchique de l’auteur de la conduite sanctionnée ;

- signaler à l’organisme de direction et au collège des commissaires aux comptes les violations commises par les cadres et les responsables de fonction de la société ;

- donner une opinion en ce qui concerne l’éventuelle révision du code éthique ou des plus importantes politiques et procédures d’entreprise, dans le but de garantir la cohérence de celles-ci avec le code éthique ;

- vérifier l’application et le respect du code éthique, constater et promouvoir l’amélioration continue de l’éthique par le biais d’une analyse et d’une évaluation des processus de contrôle et des risques.

- surveiller les initiatives pour la diffusion de la connaissance et de la compréhension du code éthique ;

- surveiller constamment l’application du code éthique de la part des destinataires, même par l’accueil d’éventuelles signalisations ou suggestions ;

3. LES VALEURS ET LES PRINCIPES DE ROVAGNATI

3.1 Principes

Les collaborateurs sont tenus à opérer dans le respect des valeurs et des principes de Rovagnati (les « Principes ») qu’ils ont le devoir de connaître et faire siens.

Légalité
Les collaborateurs sont tenus à respecter les lois et les normes en vigueur, aussi bien nationales qu’internationales.

Honnêteté
Dans toutes les relations internes et externes les collaborateurs doivent se comporter de manière transparente, avec intégrité et honnêteté et ils ne doivent pas agir dans un but personnel et/ou intérêts d’entreprise en violation, en plus des normes de la loi et du CCNL, également de ce code éthique et du Modèle.

Correction
Le comportement et l’activité des collaborateurs doit s’inspirer de la plus grande correction, même dans les rapports avec des collègues, fournisseurs, clients et, plus en général, avec tous ceux avec lesquels ils entrent en contact à cause de leurs fonctions. Ce principe, en plus du respect des procédures visées au Modèle et de la politique d’entreprise, implique qu’il est nécessaire d’éviter des situations de discrimination et conflits d’intérêt.

Responsabilité
En développant la mission d’entreprise, le comportement des collaborateurs doit être responsable et attentif aux implications et conséquences des propres actions, également par rapport aux principes visés au présent code éthique.

Impartialité
Dans le respect des principes inspirateurs de ses propres actions dans la gestion des affaires et des activités, Rovagnati ne tolère aucun comportement discriminatoire de n’importe quelle nature, racial, sexuel, ou basé sur les croyances religieuses, sur l’appartenance ethnique, sur la langue et la nationalité des individus.
Ce qui comporte également l’application du principe de l’égalité des chances dans la gestion et la quotidienneté opérationnelle de la vie d’entreprise.

Transparence
Pour la gestion de ses affaires et de la vie d’entreprise Rovagnati considère comme d’importance primordiale la véracité, l’exhaustivité et la précision des informations qui sont fournies aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.

Excellence
Dans tous les domaines d’activité les standards d’efficacité et exactitude sont à respecter. Les collaborateurs garantissent engagement et rigueur professionnelle afin de fournir une prestation visant à l’excellence.

Concurrence
Rovagnati considère la concurrence loyale comme une valeur et opère sur le marché dans le respect du principe d’une concurrence loyale et de la correction.

Séparation des rôles des pouvoirs
La société développe et améliore son propre système d’organisation dans le but de garantir à l’intérieur de l’entreprise le principe de la séparation des rôles et des pouvoirs de ceux qui exécutent, ceux qui vérifient, ceux qui approuvent. Les modalités opérationnelles sont planifiées et elles ont été décrites dans les politiques d’entreprise.

Satisfaction des ressources humaines
Rovagnati recherche la satisfaction de son propre personnel par le biais du soutien de toutes les initiatives visant à obtenir un milieu de travail dynamique, s’inspirant de la motivation et de l’implication, avec une préférence pour le travail d’équipe, en favorisant l’acquisition de nouvelles compétences et elle est apte à évaluer, reconnaitre et gratifier la contribution de chacun.
Rovagnati implique ses collaborateurs dans le business d’entreprise, en garantissant un climat de travail basé sur l’attention, l’écoute, la confiance et la reconnaissance professionnelle, également à travers l’attention prêtée aux lieux et conditions de travail afin de préserver l’intégrité physique et psychologique des personnes.
Pour valoriser les compétences de ses propres ressources humaines, Rovagnati met à leur disposition des instruments de formation, de mise à jour et de développement professionnel.

Collectivité et Environnement
La société est consciente du rôle social qu’elle exerce dans la collectivité et des aspects environnementaux qui interagissent avec sa propre activité sur le territoire et dans la communauté.

Confidentialité
Rovagnati agit dans le respect de la confidentialité des informations reçues en exerçant son activité, même si elles appartiennent à ses propres collaborateurs, fournisseurs ou clients.

3.2 Obligations pour les employés, pour les cadres et pour les responsables de fonction

Chaque employé devra connaître les normes contenues dans le code éthique, ainsi que les normes de référence qui règlent l’activité exercée dans le cadre de sa fonction.
En particulier les employés de Rovagnati sont tenus à :

- ne pas avoir des comportements contraires à ces normes ;

- s’adresser à leurs propres responsables en cas de nécessité d’éclaircissements sur les modalités d’application de celles-ci ;

- reporter le plus rapidement possible à leurs propres responsables toute nouvelle, constatée directement ou reportée par autrui, concernant des violations possibles du code éthique ;

- reporter le plus rapidement possible à leur propres responsables toute demande leur étant adressée et/ou toute pression exercée contre eux pour qu’ils violent ce qui est prévu par le code éthique ;

- collaborer avec les structures préposées à la vérification des violations possibles. Si suite à la signalisation d’une violation possible, l’employé considère que la question n’a pas été correctement prise en charge ou résolue, c'est-à-dire s’il pense avoir subi des représailles, il pourra s’adresser à l’Organisme de Surveillance.
L’employé ne pourra conduire aucune enquête personnelle ou reporter la nouvelle à autrui si ce n’est aux responsables de l’Organisme de Surveillance. Tout cadre et/ou responsable de fonction d’entreprise sera tenu à :

- représenter par son propre comportement un exemple pour ses employés et collaborateurs :

- guider les employés pour qu’ils respectent le code éthique et les solliciter à exposer problèmes et questions à propos des normes et de leur respect ;

- agir de manière à ce que les employés comprennent que le respect du code éthique est un élément important dans le cadre de la prestation de travail ;

- sélectionner avec soin, dans le cadre des propres compétences, des employés et collaborateurs externes pour empêcher que soient confiées des tâches à des personnes qui ne sont pas suffisamment fiables pour avoir la certitude qu’elles respecteront le code éthique dans l’exercice de leur fonction ;

- reporter le plus rapidement possible au propre supérieur hiérarchique ou à l’Organisme de Surveillance, suite à constatation personnelle ou de la part d’employés ou de personnes venant de l’extérieur les cas possibles de violation des normes ;

- adopter des mesures de correction immédiates si la situation le demande ;

- empêcher tout type de représaille vis-à-vis des employés qui ont signalé des violations du code éthique.

3.3 Obligations vis-à-vis de tiers

Vis-à-vis des tiers tous les employés, cadres et responsables de fonction de Rovagnati, en raison de leurs compétences, devront :

- les informer de manière appropriée en ce qui concerne les obligations et les engagements imposés par le code éthique ;

- exiger le respect des obligations concernant directement leur activité ;

- adopter les initiatives internes appropriées internes, si de propre compétence, externes en cas de non accomplissement de la part de tiers de l’obligation de se conformer aux normes du code éthique.

3.4. Activités de contrôle

La politique de Rovagnati vise à répandre à tous les niveaux une culture caractérisée par la conscience aussi bien des propres responsabilités au niveau individuel et collectif, que par l’existence de contrôles, ainsi que par une mentalité orientée à l’exercice du contrôle. Le comportement vis-à-vis des contrôles doit être positif pour l’importance que ceux-ci exercent au niveau de l’amélioration de l’efficacité.
Les contrôles internes concernent tous les instruments nécessaires ou utiles pour adresser, gérer et vérifier les activités de l’entreprise, avec l’objectif de garantir le respect des lois et des procédures d’entreprise, protéger les biens de l’entreprise, gérer avec profit les activités et fournir des données comptables soignées et complètes.
Rovagnati a décrit les contrôles ayant une importance spécifique pour l’implémentation du Modèle dans le Modèle même. Dans tous les cas, la responsabilité de réaliser un système de contrôle efficace est commune à tous les niveaux de la structure d’organisation ; par conséquent tous les employés, dans le cadre des fonctions exercées, sont responsables de la définition et du fonctionnement correct du système de contrôle.
Dans le cadre de leurs compétences, les cadres sont tenus à participer au système de contrôle d’entreprise et à y faire participer leurs employés. Chacun doit se sentir comme le gardien responsable des biens de l’entreprise (corporels et incorporels) qui sont instrumentaux par rapport à l’activité exercée. Aucun employé ne sera autorisé à faire un usage inapproprié des biens et des ressources de la société ni de permettre à personne de le faire.

4.4 Rapports avec les fournisseurs

Dans les rapports d’appels d’offre, d’approvisionnement et, en général, de fourniture de biens et/ou de services, les employés, responsables de fonction et cadres de Rovagnati sont tenus à :

- respecter scrupuleusement toutes les normes et les procédures internes pour la sélection et la gestion des rapports avec les fournisseurs ;

- n’empêcher aucune entreprise fournisseuse possédant les conditions requises de participer à la compétition pour s’attribuer une fourniture, en adoptant dans la sélection des critères d’évaluation objectifs, conformément à des modalités déclarées et transparentes ;

- effectuer le choix des fournisseurs sur la base des nécessités de l’entreprise afin d’obtenir les meilleures conditions possibles en termes de qualité et coûts des produits ou services offerts ;

- obtenir le maximum de la collaboration des fournisseurs en garantissant la satisfaction des exigences de Rovagnati et de ses clients en termes de qualité, coûts et temps de livraison dans une mesure correspondant à leurs
expectatives ;

- maintenir un dialogue honnête et ouvert avec les fournisseurs, en ligne avec les bonnes habitudes commerciales et la tradition de l’entreprise ;

- porter à la connaissance de la direction des problèmes important surgis avec les fournisseurs de manière à pouvoir en évaluer les conséquences et adopter les remèdes appropriés.

4.5 Rapports avec les mass media

L’information vers l’extérieur doit être véridique, honnête, transparente et loyale. Les rapports avec les mass media sont réservés exclusivement aux fonctions et aux responsabilités d’entreprise déléguées à cet effet.
Les employés de Rovagnati ne doivent fournir aucune information aux représentants des mass media, ni s’engager à en fournir, sans l’autorisation des autorités compétentes.
En aucune manière les employés, les responsables de fonction ou les cadres Rovagnati ne peuvent offrir ou promettre des paiements, dons ou autres avantages financiers visant à influencer l'activité professionnelle de la fonction mass media, ou pouvant être raisonnablement être interprétés comme tels.

5. TRANSPARENCE DE LA COMPTABILITE

La transparence comptable est basée sur la véracité, l'exactitude et l'exhaustivité des informations de base pour les documents comptables pertinents. Chaque employé, responsable de fonction ou cadre est tenu à collaborer pour que les faits de gestion soient représentés correctement et le plus rapidement possible dans la comptabilité.
Pour chaque opération, il est obligatoire de conserver aux actes une documentation appropriée de support de l’activité exercée, de manière à consentir :

- l’enregistrement comptable simple :
- l’identification des différents niveaux de responsabilité ;
- la reconstruction soignée de l’opération, également dans le but de diminuer la probabilité d’erreurs d’interprétation.

Chaque enregistrement doit reporter exactement ce qui résulte d’après la documentation de support. Chaque employé, responsable de fonction ou cadre, dans le cadre de ses activités respectives ou compétences, doit faire en sorte que la documentation soit archivée, facile à trouver et ordonnée selon des critères logiques.
Les employés, responsables de fonction et cadres de Rovagnati portés à connaître d’omissions éventuelles, falsifications, négligences de la comptabilité ou de la documentation d’enregistrement comptable, sont tenus à le reporter à leur supérieur ou à l’Organisme de Surveillance, auxquels ils pourront également s’adresser en cas de doutes sur les modalités de traitement ou de conservation de la comptabilité.
Les documents utilisés par les employés de Rovagnati dans l’intérêt de l’entreprise, devront être archivés et conservés. Aucun employé ne pourra détruire ou modifier arbitrairement des documents utilisés dans les activités d’entreprise. En cas de doute de la part d’un employé de la société en ce qui concerne les modalités de traitement et de conservation des documents, ce dernier devra demander des informations à son supérieur direct ou à l’Organisme de Surveillance.

6. SANTE, SECURITE ET ENVIRONNEMENT

Dans le cadre de ses propres activités Rovagnati s’engage à contribuer au bien-être et au développement de la communauté dans laquelle elle exerce son activité, dans l’objectif de garantir la sécurité du produit et la santé des employés, des collaborateurs externes, des clients et des communautés impliquées dans les activités et de réduire l’impact environnemental.
Rovagnati contribue activement à la promotion du développement technologique visant à la garantie de la qualité et sécurité du produit ainsi qu’à la protection environnementale et à la sauvegarde des ressources naturelles.
Les activités de Rovagnati doivent être gérées dans le plus grand respect des normes en vigueur en matière d’hygiène et des milieux de production et se conformer aux règles et aux principes des systèmes H.A.C.C.P., aux normes internes et communautaires en matière d’hygiène, aux manuels de pratique correcte de l’hygiène, à ce qu’on appelle le « paquet hygiène » et à toute autre norme en la matière, y compris les normes étrangères que Rovagnati s’engage à suivre dans les rapports avec clients et fournisseurs étrangers.
La gestion opérationnelle doit se reporter à des critères avancés de sauvegarde environnementale et d’efficacité énergétique dans un but d’amélioration des conditions de santé, de sécurité sur le travail, de prévention et protection dans le lieu de travail, dans le but de préserver la santé et la sécurité de tous ceux qui travaillent chez Rovagnati ou collaborent avec l’entreprise.
La recherche et l’innovation technologique doivent en particulier être dédiées à la promotion de produits et processus toujours plus compatibles avec l’environnement et caractérisés par une plus grande attention à la sécurité alimentaire et à la santé des opérateurs et des clients finaux.
Les employés, les responsables de fonction, les cadres de Rovagnati s’engagent à collaborer pour le maintien de la sécurité et de la qualité des produits et des milieux de travail.

7. CONFIDENTIALITE ET DISCRETION

Les activités de Rovagnati demandent constamment l’acquisition, la conservation, le traitement, la communication et la diffusion de nouvelles, documents et autres données liées à des négociations, procédures administratives, opérations financières, etc.
Les banques de données de Rovagnati peuvent en outre contenir des données personnelles protégées par les règles de la confidentialité, des données qui suite à des accords de négoce peuvent être diffusées à l’extérieur et des données qui si elles sont divulguées de manière inappropriée pourraient provoquer des dommages aux intérêts de l’entreprise.
Chaque employé, responsable de fonction, cadre ou collaborateur est tenu à garantir la confidentialité demandée par les circonstances pour chaque nouvelle apprise en raison de sa fonction de travail.

Rovagnati s’engage à protéger les informations relatives à ses propres employés ou à des tiers, engendrées ou acquises à l’intérieur ou dans les relations d’affaires et à éviter un usage inapproprié de ces informations. Les informations, connaissances et données acquises ou élaborées par les employés, responsables de fonction ou cadres durant leur travail ou grâce à leurs fonctions appartiennent à Rovagnati et elles ne peuvent pas être utilisées, communiquées ou divulguées sans autorisation spécifique.
Sans préjudice de l’interdiction de divulguer des informations concernant l’organisation et les méthodes de production de l’entreprise c'est-à-dire de les utiliser en portant atteinte à celle-ci, chaque employé, responsable de fonction ou cadre de Rovagnati devra se comporter selon ce qui est prévu par la loi/norme en matière de protection des données et de la confidentialité.